Деловой журнал
Главная Писать нам Карта сайта
Поиск:   




    О журнале     Онлайн версия     Архив     Контакты


ВЕСЕЛО, ВЕСЕЛО ВСТРЕТИМ НОВЫЙ ГОД

 

Большинство крупных и средних компаний уже вовсю готовятся к празднованию Нового года. Некоторые обращаются к услугам event-агентств, другие пытаются обойтись своими силами, а третьи, сталкиваясь с многочисленными трудностями при подготовке праздника, подумывают вовсе отменить корпоративное веселье.
О том, как все-таки сделать новогодний корпоратив приятным и полезным праздником, мы поговорили со специалистами рынка event-услуг.

В последнее время корпоративные мероприятия востребованы все больше. Между заказчиками корпоративов появляется своего рода конкуренция – за лучшие площадки, лучших артистов и лучших организаторов праздника. Поэтому сейчас подготовка к коллективному празднованию Нового года начинается еще летом, рассказывает Анжелика Блинохватова, директор компании SAN&Stars (Нижний Новгород).

В «Русском банке развития» (Москва) подтверждают, что планировать новогодний корпоратив приходится уже летом. «Честно говоря, чтобы успеть вовремя провести мероприятие, мы начинаем вести переговоры с event-агентством уже в июле», – признается Владимир Морозов, начальник департамента коммуникационного маркетинга банка.

- Для крупных компаний мы занимаем площадки под проведение корпоративного Нового года примерно еще за год. В Нижнем Новгороде в первую очередь «бронируются» театр «Комедia», «гранд-кафе «Бульвар», Кремлевский концертный зал, - поясняет Анжелика Блинохватова.

Правда, в большинстве компаний все же затягивают с подготовкой к Новому году и пытаются заказать мероприятие в event-компании в октябре-ноябре.

- Опыт нашего агентства показывает, что летом за новогодним корпоративом обращаются представители компаний, численность сотрудников в которых составляет больше 200 человек, - подтверждает Маргарита Лазерь, директор «PRавильного агентства» (Москва). – Видимо, им уже приходилось сталкиваться с нехваткой площадок, артистов и т.д. ранее, поэтому теперь они начинают готовиться к празднику заблаговременно, в июле-августе.

И правильно делают, поскольку это позволяет, как минимум, забронировать статусные и вместительные площадки для проведения праздника.
Специалисты по праздникам советуют начинать подготовку к Новому году не позднее августа – вне зависимости от величины компании.

- Я советую клиентам обращаться в event-агентства как можно раньше, поскольку у заказчика будет больший выбор площадок, можно будет пригласить хороших профессиональных артистов, известных звезд. Как правило, когда заказчик обращается в декабре, у артистов, все дни уже расписаны, - говорит Евгения Ивкина, руководитель отдела маркетинга компании «Наша команда» (Москва).

Вообще, существует несколько причин, по которым компании затягивают с новогодними корпоративами. Во-первых, у них может быть относительно небольшое количество сотрудников (до 100 человек), и люди, ответственные за организацию мероприятия, считают, что они всегда смогут найти хорошую площадку для такого количества людей, тем более, если у них нет особенных требований.
Во-вторых, у компании также может не быть ярко выраженных предпочтений по шоу-программе.

Если говорить о шоу-программе новогоднего корпоративного вечера, то многие просто не задумываются о том, что, протянув до последнего, они не смогут найти и забронировать хороших артистов и ведущих.

И, наконец, в-третьих, часто причиной затягивания является отсутствие достаточного опыта у тех специалистов в компании, которым поручена организация корпоративного праздника. К тому же бремя ежедневных задач и вопросов, требующих оперативного решения, по своей приоритетности всегда выше далекого новогоднего праздника – кажется, что сделать все еще можно будет успеть.

Сроки горят!

Нередко случается и такое, что компании обращаются в event-агентства даже не в ноябре, а прямо накануне праздника. Однако далеко не каждое агентство берется за срочный заказ.

Так, в «PRавильном агентстве» нам пояснили, что за внеплановые заказы они берутся только в том случае, если график их мероприятий позволяет выделить отдельного менеджера для ведения внепланового проекта.

- Мы также стараемся объективно оценить наши возможности: если клиент обратился к нам в начале декабря, т.е. за 3 недели до праздника, у него в компании 600 человек и он хочет организовать яркий тематический праздник, а у него до сих пор нет площадки, способной вместить всех гостей, - мы вряд ли возьмемся за это проект, даже несмотря на всю его творческую привлекательность для нас, - рассказывает Маргарита Лазерь.

А в компании «Наша команда» нам сказали, что берутся за срочные заказы, только, если этот заказ стопроцентно выполним, и если клиент им сильно дорог.
Правда, некоторые event-агентства все-таки изыскивают возможности и идут на встречу клиентам.

- Если этот проект финансово интересен нашей компании, мы найдем возможность сделать крупное мероприятие даже за три дня, - утверждает Анжелика Блинохватова (SAN&Stars).

Музыку заказывали?

 

На организацию новогодних мероприятий обычно уходит много времени, особенно если заказ – особенный.

«В том случае, если клиент желает организовать яркий, необычный праздник, с особой тематикой или просто с насыщенной шоу-программой, то времени на детальную разработку проекта уходит, безусловно, много. Для оптимизации этого процесса мы выделяем на каждый проект отдельного менеджера (или группу в случае очень крупного проекта), ответственного за его ведение», – говорит Маргарита Лазерь («PRавильное агентство»). В оперативном режиме менеджер проекта общается с клиентом по всем вопросам: выясняет предпочтения, делает сценарные предложения, прорабатывает понравившиеся концепции праздника, в соответствии с ними подбирает шоу-номера развлекательной программы вечера. Конечно, иногда один менеджер не может «закрыть» все вопросы, - тогда ему на помощь выделяются ассистенты и, конечно, коллективный разум, который не заменим при творческой проработке идей, сценария и деталей проекта.

- У нас тоже часто бывает такое, что, несмотря на полное взаимопонимание с заказчиком, на подготовительные мероприятия уходит много времени, - рассказывает Анжелика Блинохватова (SAN&Stars). - Работая с крупными компаниями, невольно сталкиваешься с документооборотом, иногда на утверждение сметы и сценарного плана уходят недели.

Непосредственно же взаимодействие заказчика-исполнителя строится следующим образом: сначала агентство получает бриф от клиента. Затем высылает ему предполагаемую концепцию мероприятия. И если заказчика концепция устраивает, то ему предлагают подписать договор. А уже потом прописывается несколько подробных сценариев, из которых заказчик выбирает лучший, на его взгляд. Эта схема частично помогает агентствам застраховаться от кражи идей.

- Мы страхуем себя очень просто, - говорит Маргарита Лазерь. - Мы не участвуем в бесплатных тендерах, организаторы которых требуют от участников разработки сценария или идеи праздника. Мы стремимся к работе с заказчиками с «серьезными намерениями» и с удовольствием разрабатываем любой сценарий после подписания договора.
В компании SAN&Stars нам признались, что часто приходится полагаться на порядочность и деловую репутацию клиента.

- Пока не подписан договор, идет стадия переговоров. Мы консультируем клиента, какую концепцию выбрать для мероприятия, каким образом разработать развлекательную программу, грамотно составить меню банкета или фуршета. Застраховаться от кражи идей можно только продавая «кота в мешке», – считает Анжелика Блинохватова. – В крупных event-компаниях, у которых большой опыт работы на рынке, есть так называемый «черный список» тех компаний, сотрудники которых повели себя непорядочно при взаимодействии с агентством. В последствии ни одна крупная event-компания не станет работать с таким заказчиком или персонально с сотрудником.

По ее словам, коллеги делятся информацией о непорядочных клиентах друг с другом. И если кто-то и возьмется работать с заказчиками из «черного списка», то это будет мелкое агентство, у которого просто нет работы. Пока списки «нехороших клиентов» передаются из уст в уста, но как говорит Анжелика Блинохватова, в ближайшее время агентство SAN&Stars намерено совместно с другими event-компаниями разработать общий список и публиковать его в отраслевых печатных и электронных СМИ с указанием компании, имени непорядочного сотрудника и кратким описанием ситуации.
Это делается в интересах новых компаний, только начинающих работу в сфере event-бизнеса, – добавляет она.

Для сотрудников и для партнеров

 

По мнению специалистов, к услугам event-агентств обращаются компании с большим количеством сотрудников, у которых уже выработалось определенное понимание важности корпоративных мероприятий и того, какую роль они играют в кадровой политике. У многих компаний уже сформировались внутренние корпоративные стандарты проведения подобных мероприятий и отработана технология работы с агентствами.

- Несмотря на то, что event–направление становится частью корпоративной культуры, далеко не все могут себе позволить выделить бюджет на организацию крупного мероприятия, - говорит Анжелика Блинохватова (SAN&Stars). - В основном, это промышленные холдинги, крупные финансовые, торговые компании, банки, сети, собирающие сотрудники из своих подразделений. Чаще всего Новый Год компании устраивают именно для своих сотрудников, а партнеров по бизнесу принято приглашать на юбилеи, профессиональные праздники, презентации новых офисов, новой линии продукции, нового товара и пр.

В целом организация праздника ложится на агентство.

- 80% занимает работа event-агентства: выбор площадки, меню, алкоголь, общий концепт, артисты, 20% – наша собственная: приглашения (дизайн, производство), а также большой объем внутренней работы по сбору списков, координации, - рассказывает Владимир Морозов (Русский банк развития).

Организацией Нового года для компании Philip Morris тоже большей частью занимаются event-агентства. Ирина Бахтина, руководитель пресс-службы компании отмечает:

- Празднуя Новый год в штаб-квартире в Москве, мы, безусловно, привлекаем event-агентства для подбора необходимой площадки, разработки креативного сценария и много другого, хотя зачастую в подготовке новогоднего праздника активно участвуют сотрудники, представляющие самые разные отделы.

Тем не менее, тенденция такова, что сейчас к услугам event-агентств все активнее стали обращаться не только крупные компании, но и небольшие. Культура менеджмента компаний растет, растет и понимание необходимости организации поощрительных мероприятий для сотрудников, которые сейчас проводятся уже на совершенно ином уровне (в отличие от посиделок в офисе).

Специалисты говорят, что, как правило, мероприятия для сотрудников и партнеров в компаниях стараются проводить отдельно. Это происходит потому, что у данных мероприятий совершенно различные цели. Праздники для сотрудников чаще всего проводятся в целях поощрения, повышения лояльности и сплоченности коллектива. Мероприятия для партнеров проводятся как в целях повышения их лояльности компании и брэнду, так и стимулирования будущих продаж.

- Сотрудники и партнеры компании – это две совершенно разные целевые группы. Поэтому для более эффективного достижения целей, поставленных перед мероприятием, рекомендуем не устраивать общий праздник для сотрудников и партнеров – не гонитесь за двумя зайцами, - поясняет Маргарита Лазерь.

 

Приятное с полезным

 

По словам Анжелики Блинохватовой SAN&Stars, новогоднее корпоративное мероприятие – это, прежде всего, праздник, своего рода нематериальная премия сотрудникам по итогам работы за год, тема для обсуждений на целый год и, конечно, веселые воспоминания.

– Многие пытаются отойти от стандартного новогоднего мероприятия: ресторан – банкет - развлекательная программа. Но вариантов, на самом деле, не так много – все-таки ограничивают погодные условия – выезд на природу, загородный клуб либо активная спортивная программа (веревочные курсы, скалолазание, керлинг, багги и пр.), – отмечает она.

В «PRавильном агентстве» соглашаются, что мероприятия по случаю Нового года – это одно из самых эффективных средств мотивации сотрудников, повышения их лояльности к компании, являющееся важнейшей частью корпоративной культуры. Только правильно организованное корпоративное мероприятие сможет правильно повлиять на внутренний климат компании: когда каждый сотрудник начинает осознавать, что работа стоит того, чтобы тратить на нее еще больше энергии и времени, а с коллегами, оказывается, так же приятно общаться, как и с близкими тебе людьми.

Для того, чтобы новогодний корпоратив прошел еще и с пользой, прежде всего, нужно понять какую именно пользу требуется извлечь. Только после этого можно приступать к разработке всей программы мероприятия.

- Например, возможно совместить поощрительную и развлекательную части программы. В рамках поощрительной части проведите награждения сотрудников, оглашение результатов уходящего года, планов на будущий год, - советует Маргарита Лазерь.

Так, кстати, и поступают в большинстве компаний. «Корпоративный Новый год в нашей компании обычно включает в себя message руководства, награды и призы сотрудникам, элементы teambuilding, соревнования, конкурсы», – говорит Ирина Бахтина (Phillip Morris and Marketing).

Если поставлена цель укрепить взаимоотношения между разными отделами компании, то будет важна даже рассадка гостей. Как правило, сотрудники одного отдела стараются держаться друг друга, т.е., скорее всего, в неформальной обстановке праздника они образуют свой микроколлектив. В этом случае предусмотрите различные критерии рассадки сотрудников. Это позволит объединить сотрудников различных отделов.
По мнению Евгении Ивкиной («Наша команда»), еvent, в том числе и новогодний, должен главным образом приносить отдачу компании, поэтому при организации новогоднего праздника нужно учитывать элементы командообразования. «Наш девиз: «Проведите новый год с пользой», – говорят сотрудники «Нашей команды».

Что касается трудностей при организации Нового года, то они, безусловно, есть.
- Основную трудность при подготовке новогоднего корпоратива может представлять, как это ни банально звучит, назначение даты, удобной для большинства сотрудников, - поясняет Ирина Бахтина. - Не секрет, что многие уезжают на зимние (рождественские) каникулы уже в середине декабря, поэтому важно выбрать день (лучше четверг, пятницу или субботу), который был бы максимально удобен всем. Особенно актуальна эта проблема для фабрик, где идет непрерывный процесс производства – 24 часа в сутки, а праздник должен быть организован таким образом, чтобы большинство сотрудников сумело принять в нем участие.

Тем не менее, проводить новогодний корпоратив просто необходимо. -Корпоративное мероприятие – одна из основ формирования командного духа, а правильная организация усиливает эффект единства коллектива, – подводит итог Анжелика Блинохватова. Всевозможные празднования – это и часть культуры организации, и инструмент фиксации успеха, и поле для продвижения корпоративных легенд, мифов, слухов. Это способ создания контакта, передачи ценностей и правил поведения. После удачно проведенного корпоративного праздника уровень организационной культуры в коллективе становится более высоким, сотрудникам легче взаимодействовать между собой, так как определенные психологические барьеры пропадают.



свежий номер


 
 
603006, Нижний Новгород, ул. Провиантская, 47, оф. 502.
Тел. +7 831 218-36-93, +7 831 218-61-83 (размещение рекламы)
Copyright © 2007-2015 «b-mania.ru»