Деловой журнал
Главная Писать нам Карта сайта
Поиск:   




    О журнале     Онлайн версия     Архив     Контакты


Как перевести коллектив на электронную документацию?

 

Основную часть работы с бумажными носителями занимает их поиск и систематизация, чем в любом случае приходится заниматься сотрудникам. Современные средства электронного документооборота позволяют значительно упростить все эти операции и, соответственно, повысить производительность труда сотрудников и рентабельность бизнеса.

Но, как ни странно, именно «человеческий фактор» мешает внедрению электронной документации и важным моментом является научить персонал перестроиться и работать в новой системе.

Сразу следует подчеркнуть, что неизвестны случаи, чтобы сотрудники, освоившие новый метод ведения документации, были бы им недовольны. В тоже время внедрение любого нового начинания, будь то разработка корпоративного портала или электронного документооборота, требует перелома в сложившихся привычках.

Опыт внедрений говорит о том, что наиболее гладко данный процесс происходит только тогда, когда приказом руководителя регистратор документов должен принимать для регистрации только те документы, которые созданы в системе ЭД. В итоге получается, что все документы, идущие на подпись руководителю, находятся в системе электронного документооборота.

По этим же документам формируются поручения для исполнителей. Для контроля внедрения системы руководителю каждую неделю должен подаваться отчёт о выполнении поручений сформированных в новой системе. Благодаря этому сотрудники достаточно быстро приучаются к работе с поручениями.

Чтобы обеспечить успех начинания в любом случае кто-то из руководства должен быть заинтересован во внедрении ЭД. Однако одних только административных мер явно не достаточно. Необходимо подготовить весь персонал компании для работы с системой, чётко сформулировать цели её внедрения и описать обязанности сотрудников по работе с системой ЭД.

Необходимо продумать систему мотивации персонала и вводить данное новшество постепенно. Для начала внедрить ЭД в наиболее продвинутый отдел. Им обязательно понравится автоматизация электронного документооборота, и слухи разойдутся по всему офису. Благодаря этому служащие постепенно свыкнутся с мысль о переходе на ЭД, и внедрение пройдёт гораздо проще. 

Чтобы облегчить привыкание необходимо для каждого рабочего места разработать ролевую инструкцию, где будет содержаться описание того, что должен делать каждый сотрудник в системе электронной документации с каждым документом. И помните – успех внедрения системы ЭД более всего зависит от умения управления и психологии, а не её функциональности.

 


13.09.2011



свежий номер


Свежий номер
 
603006, Нижний Новгород, ул. Провиантская, 47, оф. 502.
Тел. +7 831 218-36-93, +7 831 218-61-83 (размещение рекламы)
Copyright © 2007-2017 «b-mania.ru»