Электронный архив – спасение для офисных работников

Многие фирмы ежедневно сталкиваются с проблемой поиска необходимого документа. Не каждая компания может себе позволить иметь должность архивариуса, поэтому совмещать обязанности по содержанию архива и ведению бухгалтерии приходится одному сотруднику (как правило, бухгалтеру). Современная электронная система хранения документов способна избавить персонал фирмы от ненужных забот и траты времени.

Большинство операций, совершаемых организацией, происходит на основании бумажных документов, которые обладают преимуществом перед электронными копиями. Однако по статистике примерно 85% документов-оригиналов подлежат сканированию для того, чтобы информация не потерялась, в то же время электронные документы распечатываются по аналогичной причине. Из-за разных форм хранения документов нередко возникают проблемы при проверках, сдаче отчетности, реструктуризации компании, ведь найти оригинал бывает очень непросто среди всех этих многочисленных бумажных и электронных копий.

Поэтому все документы необходимо хранить в едином архиве. Сегодня существуют специальные программы, позволяющие содержать документацию в одном месте. Каждый уполномоченный сотрудник организации может в любой момент получить доступ к архиву и найти необходимый экземпляр документа со всеми подписями и печатями.

В подобном программном обеспечении в первую очередь нуждаются крупные фирмы или организации с удаленными подразделениями. Небольшие компании, штат которых состоит из нескольких работников, вполне могут обойтись сканированием документов и хранением их на едином общедоступном сервере.
Внедрение электронного архива представляет собой трудоемкий процесс, на реализацию которого требуется потратить немало времени. Однако впоследствии он поможет упростить задачу подбора необходимых документов и наладить эффективный документооборот в организации.

8.03.2012