Основную часть работы с бумажными носителями занимает их поиск и систематизация, чем в любом случае приходится заниматься сотрудникам. Современные средства электронного документооборота позволяют значительно упростить все эти операции и, соответственно, повысить производительность труда сотрудников и рентабельность бизнеса.
Но, как ни странно, именно «человеческий фактор» мешает внедрению электронной документации и важным моментом является научить персонал перестроиться и работать в новой системе.
Сразу следует подчеркнуть, что неизвестны случаи, чтобы сотрудники, освоившие новый метод ведения документации, были бы им недовольны. В тоже время внедрение любого нового начинания, будь то разработка корпоративного портала или электронного документооборота, требует перелома в сложившихся привычках.
Опыт внедрений говорит о том, что наиболее гладко данный процесс происходит только тогда, когда приказом руководителя регистратор документов должен принимать для регистрации только те документы, которые созданы в системе ЭД. В итоге получается, что все документы, идущие на подпись руководителю, находятся в системе электронного документооборота.
По этим же документам формируются поручения для исполнителей. Для контроля внедрения системы руководителю каждую неделю должен подаваться отчёт о выполнении поручений сформированных в новой системе. Благодаря этому сотрудники достаточно быстро приучаются к работе с поручениями.
Чтобы обеспечить успех начинания в любом случае кто-то из руководства должен быть заинтересован во внедрении ЭД. Однако одних только административных мер явно не достаточно. Необходимо подготовить весь персонал компании для работы с системой, чётко сформулировать цели её внедрения и описать обязанности сотрудников по работе с системой ЭД.
Необходимо продумать систему мотивации персонала и вводить данное новшество постепенно. Для начала внедрить ЭД в наиболее продвинутый отдел. Им обязательно понравится автоматизация электронного документооборота, и слухи разойдутся по всему офису. Благодаря этому служащие постепенно свыкнутся с мысль о переходе на ЭД, и внедрение пройдёт гораздо проще.
Чтобы облегчить привыкание необходимо для каждого рабочего места разработать ролевую инструкцию, где будет содержаться описание того, что должен делать каждый сотрудник в системе электронной документации с каждым документом. И помните – успех внедрения системы ЭД более всего зависит от умения управления и психологии, а не её функциональности.
О журнале
